Cómo manejar el inventario en una tienda en línea

Vender un producto que no tienes es una de las peores cosas que le puede pasar a una tienda en línea: cancelas, pides disculpas y el cliente no vuelve. Del otro lado, tener demasiado stock inmoviliza tu dinero. Manejar el inventario es el arte de tener lo justo, saber cuánto hay en cada momento y comprar a tiempo. Esta guía te da un sistema simple, con fórmulas y ejemplos, que funciona tengas 20 productos o 2.000.

Por qué el inventario importa tanto

• Evita ventas duplicadas: dos clientes compran la última unidad y uno recibe una cancelación.
• Protege tu caja: cada unidad en bodega es dinero congelado.
• Mejora las decisiones: sabes qué se vende, qué se estanca y cuándo reponer.
• Reduce errores de envío y devoluciones por productos equivocados.

Paso 1: crea una sola fuente de verdad

La regla de oro: un solo lugar donde se registra el stock, y todos los canales lo usan. Si llevas un cuaderno, un Excel y la tienda, tarde o temprano los tres dirán números distintos.

Para cada producto, define y registra:

1. Nombre y variante (talla, color) como filas independientes con su propio stock.
2. SKU: un código interno corto y único (por ejemplo, CAM-NEG-M para camiseta negra talla M). Facilita conteos y búsquedas.
3. Código de barras, si el producto lo trae.
4. Costo unitario (precio de compra).
5. Ubicación en bodega: estante y posición.
6. Proveedor y tiempo de reposición.

En Tutiendanueva, cada producto tiene stock, SKU y código de barras, y los productos con tallas y colores (en todos los planes) manejan el stock por combinación: el cliente elige su talla y el inventario se descuenta por talla (variantes de producto, SKU, códigos de barras y visibilidad).

Paso 2: entiende cuándo baja el stock en tu tienda

No todas las plataformas descuentan igual, y este detalle causa muchas confusiones. En Tutiendanueva:

• Con transferencia, QR, contraentrega o saldo, el stock se descuenta al crear el pedido.
• Con pasarela de pago, el stock se descuenta cuando el pago se aprueba. Al crear el pedido solo se comprueba que haya.
• Si se cancela un pedido que no estaba entregado, el stock vuelve al inventario.
• Si dos clientes pagan por pasarela la última unidad, el segundo pedido aparece con una etiqueta "Sin stock": sigue pagado y debes contactar al cliente para ofrecerle una alternativa o reembolsarle desde tu pasarela.
• Cada compra a proveedores que registras suma stock.

Conocer esta lógica te dice cuándo un número es "real". Y para productos de rotación rápida, conviene revisar los pedidos con etiqueta "Sin stock" todos los días.

Paso 3: haz un conteo físico inicial (y repítelo)

El sistema solo es confiable si parte de un dato correcto.

1. Cuenta todo, producto por producto, con el negocio en pausa o en horas tranquilas.
2. Compara con el sistema y anota diferencias.
3. Ajusta el stock del sistema al real, y anota el motivo (error, merma, robo, muestra).
4. Repite conteos parciales cada mes: los 20% de productos más vendidos primero. Un conteo completo, cada trimestre.

Guarda un registro de mermas (productos dañados, vencidos, regalados como muestras). Sin ese registro, las diferencias no se explican y se repiten.

Paso 4: calcula stock mínimo y punto de reorden

Aquí está el corazón de un buen inventario. Con dos números evitas quedarte sin producto y no compras de más.

Ventas diarias promedio = unidades vendidas en el mes ÷ 30.

Punto de reorden = (ventas diarias × días que tarda tu proveedor) + stock de seguridad.

Ejemplo: vendes 90 unidades al mes (3 por día), tu proveedor demora 10 días en entregarte y quieres un colchón de 5 unidades:

• 3 × 10 = 30
• 30 + 5 = 35 unidades

Cuando el stock baje a 35, haces el pedido. Si tardara 20 días, el punto sería 65.

Cantidad a pedir: cubre la demanda de un periodo razonable, sin inmovilizar demasiado dinero. Por ejemplo, para cubrir 30 días de venta necesitas 90 unidades. Ajusta por mínimos de compra del proveedor y por precios por volumen.

Cobertura (cuántos días te dura lo que tienes) = stock actual ÷ ventas diarias. Si tienes 120 unidades y vendes 3 diarias, tienes 40 días de cobertura. Menos de 15 días en un producto estrella es una alerta.

En Tutiendanueva, la lista de inventario tiene el filtro "Solo bajo stock", que muestra los productos con 5 unidades o menos (y con 0, "Sin stock"). Usa ese filtro como alarma mínima, y tu punto de reorden calculado para los productos con proveedor lento.

Paso 5: clasifica tus productos para enfocar tu atención

No todos los productos merecen la misma atención. Ordena por ventas (o por ganancia) y divide:

Los reportes avanzados del plan Pro muestran los productos más vendidos y el inventario con costo y valor, lo que sirve para esta clasificación.

Valor de inventario = unidades × costo unitario. Con 120 unidades a 44.000 de costo, tienes 5.280.000 inmovilizados. Si ese producto se vende poco, es dinero que podría estar trabajando en otros.

Paso 6: coordina los canales

Si vendes en tu tienda, en un marketplace, en tu local y por WhatsApp, cada venta debe descontar del mismo inventario.

1. Elige un canal principal como referencia y actualiza los demás desde él.
2. Actualiza el stock inmediatamente tras ventas fuera de la tienda; por ejemplo, con una venta de mostrador en el panel. En Tutiendanueva puedes registrar ventas manuales y compras (vendedores y punto de venta), que ajustan el inventario.
3. Deja un margen de seguridad en canales externos: publica 1 o 2 unidades menos para cubrir desfases.
4. Oculta temporalmente lo que no puedas surtir: mejor un producto no disponible que uno prometido y no entregado. La tienda permite dejar un producto como no disponible u oculto.

Para comparar canales, mira tienda en línea o marketplace: dónde vender.

Paso 7: prepara los picos de demanda

Antes de fechas fuertes (Día de la Madre, Black Friday, Navidad), planifica con 4 a 6 semanas de anticipación:

1. Revisa las ventas del año anterior en esas fechas, si las tienes.
2. Aumenta el stock de tus productos A según lo previsto, con prudencia.
3. Habla con tus proveedores sobre sus plazos en temporada alta.
4. Prepara empaques suficientes.
5. Después de la fecha, revisa qué te sobró y liquídalo.

Errores comunes

• No registrar las ventas fuera de la tienda.
• Tener el mismo producto duplicado con distintos nombres, con stock repartido.
• No manejar variantes: "camiseta" con 40 unidades sin saber cuántas por talla.
• Confiar en la memoria en lugar de conteos periódicos.
• Comprar por intuición sin calcular cobertura.
• No anotar mermas y devoluciones.
• Prometer plazos de reposición que dependen de un proveedor incumplido.
• Dejar productos agotados visibles como disponibles.

Sistema mínimo para empezar hoy

1. Cuenta tu inventario y cárgalo con SKU y costo.
2. Anota tu punto de reorden en los 10 productos más vendidos.
3. Revisa cada lunes el filtro de bajo stock.
4. Haz un conteo parcial cada mes.
5. Registra cada compra y cada merma.

Si vas a cargar muchas referencias de una vez, usa la carga masiva de productos (Excel). Para el inventario de un restaurante, con insumos y recetas, existe un módulo específico (inventario y recetas del restaurante). Y si estás por abrir, revisa la checklist para lanzar tu tienda en línea o cómo crear una tienda en línea desde cero.